For ansøgere til Glashofs legaet
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Glashofs legaet, c/o Kromann Reumert, Sundkrogsgade 5, 2100 København Ø, (“Fonden“) og fondsadministratoren Kromann Reumert (“Fondsadministratoren“) behandler dine personoplysninger, når du er i kontakt med os. Det kan f.eks. være, når du fremsender en ansøgning til Fonden.
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte legatsekretær Bettina Beck eller Helena Frederiksen her.
Hvis du ønsker at klage over Fondens eller Fondsadministratorens behandling af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:
- Datatilsynet Borgergade 28, 5 1300, København K
- Telefonnummer: +45 33 19 32 00
- E-mail: dt(erstat denne parantes med et @ tegn)datatilsynet.dk
- Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Det bemærkes, at du ikke har ret til at klage over Fondens eller Fondsadministratorens afgørelse omkring bevilling af fondsmidler.
Indsamling af dine personoplysninger
Fonden og Fondsadministratoren indsamler personoplysninger om dig på følgende måder:
- Ved at du selv afgiver dine personoplysninger, når du fremsender en ansøgning til Fonden, eller
- ved at du på anden måde er i kontakt med Fonden eller Fondsadministratoren.
Hvilke personoplysninger behandles om dig
I forbindelse med ovenstående kan vi blandt andet indsamle følgende personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger, f.eks. fornavn, efternavn, e-mail adresse og andre almindelige personoplysninger, som fremgår af din ansøgning.
- Følsomme personoplysninger: Fonden og Fondsadministratoren behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger om dig, medmindre du selv har givet Fonden og Fondsadministratoren disse oplysninger, f.eks. i forbindelse med din ansøgning. Sådanne oplysninger kan f.eks. være helbredsoplysninger, der har betydning for din ansøgning. Vi anbefaler, at du som udgangspunkt ikke medsender helbredsoplysninger i din ansøgning. Hvis du mener, at dine helbredsmæssige forhold kan have betydning for din ansøgning, kan du i stedet blot oplyse, at du er eller har været syg uden at angive den konkrete årsag hertil, hvilket ikke vil udgøre en følsom oplysning.
- CPR-nummer: Hvis der træffes beslutning om, at du får bevilget fondsmidler, vil vi anmode dig om at oplyse dit CPR-nummer. Du skal derfor ikke angive dit CPR-nummer i din ansøgning.
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne behandle din ansøgning til Fonden, herunder for at gennemgå og vurdere din ansøgning, imødekomme eller afvise den samt til brug for udbetaling af fondsmidler. Dit CPR-nummer anvendes til at foretage korrekt udbetaling af fondsmidlerne.
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er den såkaldte interesseafvejningsregel. Dette indebærer helt konkret, at vi har vurderet, at vores legitime interesser i at behandle dine personoplysninger i forbindelse med gennemgang og vurdering af din ansøgning, overstiger hensynet til dig og dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesser er, at Fonden og Fondsadministratoren skal kunne vurdere din ansøgning, besvare eventuelle henvisninger fra dig, efterfølgende opbevare din ansøgning til brug for dokumentation m.v. Vi mener i øvrigt, at det også er i din interesse, at vi behandler din ansøgning med fornøden omhu.
Når Fonden og Fondsadministratoren behandler dit CPR-nummer i forbindelse med uddelinger, sker dette for at leve op til lovkrav i forbindelse med udbetaling af fondsmidler, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Fonden og Fondsadministratoren kan herudover behandle følsomme personoplysninger om dig, hvis du har givet dit forudgående og udtrykkelige samtykke hertil, når du fremsender din ansøgning, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9 stk. 2, litra a. Hvis du medsender følsomme oplysninger i din ansøgning, vil vi indhente dit samtykke til behandling heraf. Hvis der ikke er behov for at behandle dine følsomme personoplysninger, vil vi desuden sørge for at slette oplysningerne. Vi opfordrer dig endnu engang til ikke at fremsende følsomme personoplysninger om dig selv.
Modtagere af dine personoplysninger
Fonden og Fondsadministratoren har antaget visse databehandlere, som udfører konkrete opgaver på vegne af Fonden eller Fondsadministratoren. Disse databehandlere kan få adgang til dine personoplysninger. Databehandlerne kan dog alene lovligt tilgå og behandle dine personoplysninger på vegne af Fonden eller Fondsadministratoren for at opfylde de specifikke formål, der er fastsat af Fonden og Fondsadministratoren. Databehandlerne må derfor ikke anvende personoplysningerne til egne formål.
Fonden og Fondsadministratoren kan endvidere udveksle oplysninger med hinanden samt videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder, såsom SKAT.
Periode for opbevaringen af dine personoplysninger
Fonden og Fondsadministratoren behandler dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de ovennævnte formål, herunder så længe vi behandler din ansøgning. Eventuel yderligere opbevaring kan finde sted, hvis dette er nødvendigt af dokumentationshensyn.
Din ansøgning opbevares, så længe det er påkrævet af lovgivningen eller til brug for dokumentation. Hvis din ansøgning bliver imødekommet, opbevarer vi din ansøgning og dermed dine personoplysninger sammen med vores regnskabsmateriale for det pågældende år en udbetaling finder sted. Personoplysningerne opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens kapitel V i op til 5 år efter seneste regnskabsår, hvori der er foretaget udbetaling.
Hvis din ansøgning ikke kan imødekommes, sletter vi din ansøgning og dine personoplysninger som udgangspunkt senest 6 måneder efter afvisning af ansøgningen. Denne opbevaring sker af dokumentationshensyn.
Dine rettigheder
Fonden og Fondsadministratoren har iagttaget og gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger samt for at sikre dine rettigheder som den registrerede.
Du har først og fremmest ret til at anmode om at få indsigt i de personoplysninger, som Fonden og Fondsadministratoren behandler om dig. Herudover har du ret til at få dine personoplysninger berigtiget, slettet eller få begrænset brugen af disse. Du har endvidere ret til gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
Under særlige omstændigheder har du ret til dataportabilitet. Det betyder, at du i givet fald kan anmode om at få de oplysninger, du selv har givet til Fonden og Fondsadministratoren, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Hvis det er teknisk muligt, kan du også anmode om at få oplysningerne transmitteret til en tredjepart.
Når Fonden og Fondsadministratoren behandler dine personoplysninger på baggrund af et samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Tilbagekaldelse af dit samtykke gælder for den fremtidige behandling og vil ikke påvirke behandlingen af dine personoplysninger forud for tilbagekaldelsen. Fonden og Fondsadministratoren kan således være forpligtet til at opbevare dine personoplysninger efter, at du har trukket dit samtykke tilbage, hvilket du vil blive informeret om.
Datatilsynet har udarbejdet en vejledning om de registreredes rettigheder. Du kan læse mere herom her.